Polityka prywatności ServeShift

Data wejścia w życie: 16 października 2026 r.
Administrator: GXLabs Kft., 6000 Kecskemét, Daróczi köz 13. 3. em. 80. ajtó, Węgry
Numer rejestrowy spółki: 03-09-137736
Numer podatkowy: 11733759-2-03
Kontakt: info@gxlabs.hu
Strona internetowa: https://serveshift.eu

Niniejszy dokument jest tłumaczeniem wersji angielskiej. W przypadku rozbieżności rozstrzygająca jest wersja angielska.

1. Zakres

Niniejsza polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób GXLabs Kft. przetwarza dane osobowe w związku z usługą ServeShift, w tym stroną internetową ServeShift, aplikacją desktopową, aplikacją mobilną dla personelu, usługą w chmurze, stroną zamówień dla gości, funkcjami konta i subskrypcji oraz działaniami w zakresie wsparcia i bezpieczeństwa.

ServeShift to platforma do obsługi restauracji zaprojektowana do pracy bez połączenia z internetem. Dane operacyjne restauracji są przechowywane przede wszystkim w instalacji desktopowej klienta i synchronizowane z chmurą na potrzeby synchronizacji, kopii zapasowych, autoryzacji urządzeń i powiązanych funkcji usługi.

2. Role na gruncie RODO

W odniesieniu do osób odwiedzających stronę internetową, danych konta rozliczeniowego, zarządzania subskrypcjami, bezpieczeństwa, administrowania usługą oraz naszej własnej komunikacji biznesowej GXLabs Kft. działa co do zasady jako administrator.

W odniesieniu do danych osobowych, które restauracja będąca klientem wprowadza do ServeShift na potrzeby własnej działalności (na przykład imiona i nazwiska pracowników, dane klientów lub gości wprowadzone przez restaurację, uwagi do zamówień lub inne dokumenty biznesowe), administratorem jest co do zasady restauracja, a GXLabs Kft. działa jako podmiot przetwarzający w zakresie, w jakim przetwarzamy te dane na udokumentowane polecenie restauracji. Restauracja pozostaje odpowiedzialna za posiadanie odpowiedniej podstawy prawnej i przekazanie wymaganych informacji swoim pracownikom i gościom.

Jeżeli wymaga tego art. 28 RODO, strony powinny również zawrzeć odpowiednią umowę powierzenia przetwarzania danych. Niniejsza polityka prywatności nie zastępuje takiej umowy.

3. Dane, które możemy przetwarzać

W zależności od sposobu korzystania z ServeShift dane mogą obejmować:

• dane konta i dane rozliczeniowe: imię i nazwisko, nazwę firmy, adres rozliczeniowy, kraj, adres e-mail, numer identyfikacji podatkowej lub numer VAT, język rozliczeń i szczegóły subskrypcji;
• dane użytkowników lokalnych: nazwę wyświetlaną, role, uprawnienia, dane uwierzytelniania i dziennika zdarzeń;
• dane urządzeń i instalacji: identyfikator instalacji, identyfikator urządzenia, wersję klienta, metadane danych uwierzytelniających, status parowania i unieważnienia;
• dane restauracji: profil lokalu, menu i katalog, tłumaczenia, stoliki, sale, stany magazynowe, zamówienia, płatności, zmiany kasowe, zapisy dni roboczych, wydatki, raporty i zdarzenia dziennika;
• dane zamówień gości wprowadzone przez lokal lub jego gości, takie jak oznaczenie stolika, liczba gości, uwagi do zamówienia i treść zamówienia;
• dane techniczne: adres IP, znaczniki czasu, metadane żądań, dzienniki błędów i bezpieczeństwa oraz informacje o stanie usługi;
• metadane płatności i faktur otrzymane od dostawcy płatności. ServeShift nie przechowuje numerów kart ani pełnych danych uwierzytelniających płatności.

4. Cele i podstawy prawne

Przetwarzamy dane, gdy jest to niezbędne, aby:

• świadczyć i obsługiwać usługę ServeShift;
• zakładać konta i subskrypcje oraz nimi zarządzać;
• obsługiwać płatności i faktury za subskrypcję;
• synchronizować dane restauracji i utrzymywać kopie zapasowe;
• uwierzytelniać instalacje, urządzenia personelu i użytkowników;
• zapobiegać nadużyciom, oszustwom i nieuprawnionemu dostępowi;
• zapewniać wsparcie i rozwiązywać problemy techniczne;
• prowadzić dzienniki audytowe i wypełniać obowiązki prawne;
• przekazywać niezbędne informacje dotyczące usługi, bezpieczeństwa, rozliczeń i konta.

W zależności od rodzaju przetwarzania podstawą prawną może być wykonanie umowy, wypełnienie obowiązku prawnego, prawnie uzasadniony interes lub zgoda, jeżeli jest wymagana.

5. Synchronizacja z chmurą i kopie zapasowe

Aplikacja desktopowa jest podstawowym źródłem prawdy dla działalności operacyjnej. Chmura otrzymuje uwierzytelnione zdarzenia synchronizacji i pełne kopie zapasowe. Synchronizacja wykorzystuje dostarczanie „co najmniej raz” z idempotentnym przetwarzaniem. Kopie zapasowe obejmują migawkę lokalnej bazy danych, niezbędne pliki zarządzane przez aplikację oraz metadane wymagane do odtworzenia; dane uwierzytelniające i sekrety nie są zapisywane w kopiach zapasowych otwartym tekstem.

Kopie zapasowe są przechowywane zgodnie z operacyjnymi ustawieniami retencji oraz podlegają weryfikacji integralności i testom odtwarzania. Kopia zapasowa nie zastępuje własnych prawnych ani operacyjnych obowiązków klienta w zakresie przechowywania danych.

6. Zamówienia gości i sieć lokalna

Jeżeli restauracja włączy zamówienia gości, strona dla gości jest udostępniana przez instalację desktopową restauracji w jej sieci lokalnej. Goście nie otrzymują stałych danych logowania do konta. Krótkotrwały token wizyty przypisuje gościa do stolika; tokeny wizyty wygasają po okresie bezczynności. Dane zamówień gości pozostają przede wszystkim w lokalnym systemie restauracji i są synchronizowane z chmurą zgodnie ze zwykłymi zasadami synchronizacji platformy.

Restauracja odpowiada za odpowiednią konfigurację swojej sieci lokalnej oraz za informowanie gości o każdym przetwarzaniu, którego jest administratorem.

7. Płatności i subskrypcje

Płatności za subskrypcje ServeShift są obsługiwane przez skonfigurowanego dostawcę płatności. Obecna architektura produkcyjna wykorzystuje Stripe Billing do wystawiania faktur za subskrypcje i obsługi płatności. Stripe może przetwarzać dane klientów, dane rozliczeniowe i dane płatności zgodnie z własnymi warunkami umownymi i zasadami prywatności.

ServeShift otrzymuje odpowiednie metadane rozliczeniowe i dotyczące subskrypcji, takie jak identyfikatory klienta i dostawcy, status subskrypcji, identyfikatory faktur, kwoty, waluta i status płatności. ServeShift nie musi przechowywać pełnych danych kart.

8. Usługodawcy i odbiorcy

Możemy korzystać z usługodawców niezbędnych do działania usługi, w tym dostawców infrastruktury i przestrzeni w chmurze, dostawców płatności i rozliczeń, dostawców poczty e-mail (jeżeli funkcja jest włączona), dostawców usług bezpieczeństwa i monitorowania oraz profesjonalnych doradców. Usługodawcy otrzymują wyłącznie dane niezbędne do pełnienia swojej roli i w razie potrzeby podlegają odpowiednim ustaleniom umownym i dotyczącym bezpieczeństwa.

Obecna infrastruktura obejmuje komponenty chmurowe hostowane w Railway oraz Stripe do rozliczania subskrypcji.

9. Przekazywanie danych poza EOG

Jeżeli dane osobowe są przekazywane poza EOG, w razie potrzeby stosujemy odpowiedni mechanizm przekazywania zgodny z RODO, taki jak decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony lub odpowiednie zabezpieczenia umowne. Konkretne mechanizmy właściwe dla poszczególnych dostawców mogą zależeć od usług włączonych dla danego konta.

10. Okres przechowywania

Dane konta, dane rozliczeniowe, dane dotyczące bezpieczeństwa i dokumentację prawną, których jesteśmy administratorem, przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji danego celu oraz przez obowiązujące ustawowe okresy przedawnienia i przechowywania. Dane operacyjne restauracji przetwarzane przez nas jako podmiot przetwarzający są przechowywane zgodnie z konfiguracją klienta, umową i obowiązującymi poleceniami, z zastrzeżeniem cykli tworzenia kopii zapasowych i przechowywania ze względów bezpieczeństwa.

Po rozwiązaniu umowy dostęp może zostać ograniczony, przy czym dane pozostają dostępne przez odpowiedni okres przejściowy lub okres do usunięcia. Dane mogą również pozostawać w bezpiecznie odizolowanych kopiach zapasowych do czasu ich planowanego wygaśnięcia.

11. Prawa osób, których dane dotyczą

Z zastrzeżeniem obowiązujących przepisów osobom fizycznym mogą przysługiwać prawa dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu i przenoszenia danych, a także prawo do wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie. Wnioski dotyczące danych operacyjnych restauracji należy co do zasady kierować do danej restauracji jako administratora. Wnioski dotyczące danych, których administratorem jest GXLabs, można przesyłać na adres info@gxlabs.hu.

Osoby fizyczne mają również prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych.

12. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym uwierzytelniony dostęp do chmury, izolację danych poszczególnych klientów, dane uwierzytelniające urządzeń o ograniczonym zakresie, rotację i unieważnianie danych uwierzytelniających, haszowanie haseł, ograniczanie liczby żądań, rejestrowanie zdarzeń, transakcyjne przechowywanie danych lokalnie, szyfrowane połączenia HTTPS z chmurą oraz kontrolowany dostęp do kopii zapasowych. Komunikacja w sieci lokalnej zależy od konfiguracji bezpieczeństwa sieci lokalnej danej instalacji.

Żaden system nie może zagwarantować absolutnego bezpieczeństwa.

13. Dzieci

ServeShift jest usługą oprogramowania dla przedsiębiorców i nie jest skierowany do dzieci. Restauracje nie mogą celowo wykorzystywać ServeShift do zbierania danych osobowych dzieci, chyba że mają podstawę prawną i przestrzegają obowiązujących przepisów.

14. Pliki cookie i pamięć lokalna

Strona internetowa ServeShift może korzystać z pamięci lokalnej przeglądarki do zapamiętywania języka i podobnych ustawień funkcjonalnych. W ramach podstawowej usługi nie stosujemy nieniezbędnych plików cookie służących do śledzenia, chyba że zostanie wprowadzona funkcja opisana w odrębnej informacji.

15. Zmiany

Możemy aktualizować niniejszą politykę prywatności, gdy zmienia się usługa, przepisy prawa lub czynności przetwarzania. Aktualna wersja jest opublikowana na stronie https://serveshift.eu.

16. Kontakt

W sprawie pytań i wniosków dotyczących prywatności:

GXLabs Kft.
6000 Kecskemét, Daróczi köz 13. 3. em. 80. ajtó, Węgry
E-mail: info@gxlabs.hu
Strona: https://serveshift.eu